首先，对于个人而言，有效证件是清关过程中的基础要求。无论是新移民、持有加拿大枫叶卡的人士还是使用工作签证前往加拿大，都需要提供护照的带相片页和签证原件。在国外清关时，还需携带护照和枫叶卡原件以接受海关询问并完成清关手续。如果是加拿大公民回国，则需准备好在国内的居住证、就业证和护照等证件的复印件办理关封，并在物品到港后携带证件原件前往海关接受询问并完成清关。
其次，物品清单是清关过程中不可或缺的一部分。每件独立包装的物品都应编号，并根据编号用中文填写装箱清单。在国外清关时，可选择使用英文或法文填写装箱清单，或采用加拿大海关提供的B4A表格进行清关。清单需详细列出每件物品的品名、使用时间，并注明物品的价值或折旧后的价值，无论是新旧物品都需进行标注。此外，提供货物的清单照片或视频有助于海关核实货物的真实性和完整性。
除了个人证件和物品清单外，海运提单也是国际搬家清关中的重要文件。提单是提货凭证，其中发货人通常为搬家公司名称，收货人则是国外的收货人，被通知人则是搬家公司的当地代理。提单中应明确注明品名为私人物品及个人财产等字样。
对于加拿大清关代理而言，他们还需要一系列额外的文件和信息来完成清关流程。首先是货物的发票或合同，发票应包含供应商和购买方的详细信息、货物的明细、单价、总价等，而合同则应包括双方的签字、货物的数量、质量要求、交货方式等内容。这些文件有助于海关了解货物的来源和交易情况。
此外，根据货物的类型和属性，可能需要提供特定的进出口许可证或相关证书。例如，食品、医药、化工品等特殊类别的货物需要提供相应的许可证明;动植物产品的清关则可能需要提供植检证书、动物卫生证书等。这些证书和许可证是确保货物符合加拿大进口规定的重要文件。
包装、运输和保险相关文件也是清关过程中不可或缺的一部分。包装材料的清单和照片可以帮助海关判断货物是否符合规定的包装标准。运输文件如提单、舱单等则是证明货物运输合法性和真实性的重要依据。同时，保险文件可以为货物在运输过程中的安全提供保障。
